Toute ressemblance avec des situations réelles ou des personnes existantes ou ayant existé serait purement fortuite !
Nous avions quitté Albert Travers, responsable d’agence à la SAHLM Le Foyer Jules Joyeux à l’issue de la première réunion du comité de pilotage de sa mission transversale qui porte sur l’actualisation du PSP. A présent il constitue son équipe-projet et la réunit pour la première fois. Il a déjà dérapé de 2 mois par rapport au planning initial car la constitution de l’équipe a été compliquée.
La constitution de l’équipe-projet du PSP : pas facile !
Albert a eu du mal à constituer son équipe-projet. Au-delà d’Ahmed et Ronan les deux techniciens de maintenance qui font également partie du comité de pilotage, la désignation des trois autres membres de l’équipe n’a pas été simple.
Laurent Bataille, qui, rappelons-le, est le directeur de la stratégie et du patrimoine a refusé tout net qu’on lui « prélève » d’autres collaborateurs pour ce projet qu’il avait proposé de différer. Au sein de la direction de la gestion immobilière, seule Hélène Larose, l’assistante de direction, a finalement accepté de faire partie de l’équipe, malgré l’opposition de son directeur qui considérait que ce projet ne faisait pas partie de ses priorités du moment. Elle va devoir négocier pied à pied ses absences pour participer aux réunions de l’équipe-projet. Henri Montfort, le contrôleur de gestion contacté n’a cessé d’émettre des objections à sa participation car il est déjà à fond sur deux autres projets structurants : le tableau de bord décisionnel qui suppose une refonte partielle du système d’information, l’élaboration du guide des processus de la société qu’il pilote en direct. Le DG l’a convoqué pour lui expliquer que sa participation à cette équipe projet du PSP n’était pas négociable et qu’il comptait sur lui.
Restait à trouver la cinquième personne. Idéalement Albert avait pensé à Sylvie De Rocca Serra, la responsable du service maîtrise d’ouvrage, bras droit de Laurent Bataille et qui avait peu ou prou, de manière informelle, conduit l’élaboration du PSP actuel aux côtés du consultant qui avait été missionné alors. Sylvie s’est montrée vivement intéressée par ce projet qui lui permettait de diversifier des missions existantes qu’elle considérait à présent comme un peu routinières, d’autant que Laurent ne lui laissait que peu d’espace…. Mais comment persuader Laurent ? Albert lui a proposé plusieurs rendez-vous, tous annulés du fait d’urgences de dernière minute. Il a fini par lui proposer un afterwork dans un nouveau lieu branché de la ville, ce que Laurent a accepté. Ils ont passé deux heures et demi ensemble à discuter de tout et de rien, pour s’apercevoir qu’ils partageaient des valeurs communes et étaient mû par une même vision stratégique du devenir du Foyer. Finalement Laurent a accepté que Sylvie participe à l’équipe-projet. Yes !
Equipe-projet : une première réunion un peu compliquée !
Albert a du reporter la première réunion de l’équipe-projet. La veille de sa tenue, Hélène l’a informé que son directeur avait une urgence qui requérait sa présence ce jour-là et donc Hélène ne pourrait pas participer à l’équipe-projet. Il a reprogrammé une nouvelle réunion et cette fois tout le monde est là.
Partant du principe que les membres de l’équipe-projet se connaissaient déjà, Albert est entré immédiatement dans le vif du sujet en présentant la démarche détaillée d’actualisation du PSP, étape par étape. Au fil de la présentation, les uns et les autres ont posé des questions techniques, ont réinterrogé le planning initial qui leur paraissait devoir être revu car trop court. Sylvie a fait part de son diagnostic sur le fonctionnement du PSP actuel, constatant qu’elle se sentait bien seule à porter la stratégie patrimoniale au sein de la SA. Puis Albert a présenté l’organigramme détaillé du projet et la répartition détaillée et analytique du qui fait quoi entre les 5 membres de l’équipe. Cet organigramme des tâches, présenté par Albert comme le plus efficace, a provoqué de vives réactions des membres de l’équipe-projet. Voici les réactions des uns et des autres :
Sylvie : en tant que responsable maîtrise d’ouvrage, je suis un peu désappointée et surprise, je ne m’attendais vraiment pas à ce que tu me demandes de faire des tâches qui relèvent plutôt d’une fonction d’exécution. Je ne me vois pas vérifier l’état des blocs autonomes et des dispositifs de lutte contre l’incendie sur l’ensemble du patrimoine, même avec le concours des gardiens !
Henri : quel intérêt d’analyser à posteriori l’exécution des budgets de maintenance 5 ans en arrière ? Nous ferions mieux de nous mettre d’accord sur les travaux majeurs sur le patrimoine dans les 10 ans qui viennent avec une vraie gestion budgétaire prévisionnelle. Quel sens cela a-t-il d’analyser aussi finement le passé ?
Ahmed et Ronan : nous allons dans le même sens. A notre avis, il faut déjà se mettre d’accord sur les critères d’attractivité du patrimoine et reclasser tout le patrimoine en fonction de ces critères. Pour nous, c’est déjà ça la première chose à faire.
Hélène : J’aurai bien aimé qu’on se mette d’abord d’accord sur les objectifs de la mission transversale : que devons-nous faire ? Qu’attends-tu de nous ? Quels sont les résultats attendus de cette actualisation ? Et plutôt qu’un organigramme des tâches que tu as fait dans ton coin, je me demande s’il ne faudrait pas déjà qu’on précise les compétences dont on dispose au regard du travail qui nous est demandé. Et enfin, il y a quelque chose qui me gêne un peu et que je n’avais pas anticipé : j’ai le sentiment d’être un peu utilisé, réduit à une fonction d’exécution. C’est pas comme ça que je voyais mon inscription dans une mission transversale.
Albert, un peu énervé : Ecoutez, j’entends vos critiques, je les trouve un peu sévères, il faut bien qu’on avance et c’est à moi que le DG a confié cette mission transversale, bien sûr je ne peux pas réussir seul et j’ai besoin de vous. Alors, mettons de côté pour l’instant l’organigramme des tâches et revenons sur les objectifs de cette mission et les résultats attendus. Cela vous convient-il ?
Assentiment général des membres de l’équipe-projet qui ensuite reviennent sur la méthodologie du PSP et l’affinent ensemble. La réunion se termine à 12 H 30 par un repas pris en commun et la fixation de la prochaine réunion.
Qu’auriez-vous fait à la place d’Albert pour organiser et animer cette première réunion de l’équipe-projet ? Quels sont les sujets que vous auriez abordés et dans quel ordre ?